Es cierto que el escenario de la pandemia ha traído –y aún trae– muchos problemas, pérdidas y desafíos.

Sin embargo, a pesar de todos estos problemas, la pandemia y, en consecuencia, la necesidad de aislamiento aportó innovación y nuevas tendencias. Surgieron varias herramientas que optimizaron varios procesos y promovieron una tasa de adaptabilidad considerable a las empresas del mercado.

Uno de estos cambios es la videoconferencia, crucial para el surgimiento del home office. Sobre todo, las organizaciones necesitaban cambiar su dinámica de trabajo y desempeño. Por ello, las videoconferencias se han vuelto imprescindibles para mantener el funcionamiento de los más variados sectores, siendo utilizadas para la retransmisión de eventos, cursos, reuniones corporativas e incluso audiencias judiciales.

Sin duda, las reuniones virtuales hoy en día son sinónimo de rapidez, accesibilidad y crecimiento en escenarios de crisis. Según una investigación de Wainhouse Research y Polycom, en 2020, las reuniones por videoconferencia aumentaron la eficiencia y la productividad en un 94 % de 4700 empresas. Además, el 87% de los encuestados tuvo un ahorro de costos al utilizar el recurso.

Videoconferencia: ¿una solución?

La videoconferencia es, en cierto modo, una tecnología de comunicación, que permite a las personas ponerse en contacto desde cualquier parte del mundo mediante transmisión de video. Se ha convertido en parte de la rutina de muchas organizaciones, ya que tiene bajos costos y es fácil de manejar.

En poco tiempo, aplicaciones más antiguas como Skype y Hangouts, y las recién llegadas Houseparty  y  Zoom , fueron ganando gran proporción en la vida diaria de las personas. Por otro lado, hechos como el llamado “fatiga de Zoom”, que tiene que ver con la sobrecarga de atención que se necesita en las llamadas, ponen en entredicho el uso de estos métodos como forma de dar continuidad a las actividades y compromisos.

De hecho, otra queja sobre esto es la ociosidad, que acaba creando un “hielo” entre los participantes de una llamada e imposibilita climas más ligeros y extrovertidos, que son más frecuentes en persona.

Beneficios

En el contexto actual, en el que las organizaciones cada vez exigen más a sus empleados y los tiempos de entrega son cada vez más cortos, 24 horas ya no son suficientes para la cantidad de tareas que se deben realizar. Como resultado, optimizar el tiempo dedicado a las actividades diarias se ha convertido en sinónimo de rentabilidad.

En consecuencia, reduce la productividad, ya que el empleado llega exhausto al trabajo o a la reunión, y la calidad de vida.

Ante esto, una de las ventajas de las videoconferencias es la posibilidad de realizarse en cualquier lugar, con tan solo una conexión a internet como requisito previo. Con ello, elimina reuniones físicas innecesarias y aumenta el tiempo, que se dedicaría con desplazamiento, a la preparación y ejecución de la reunión.

Para que las organizaciones logren eficiencia y eficacia en sus procesos, es de suma importancia mantener a toda la empresa alineada con sus metas, objetivos y resultados. Sin embargo, este proceso puede llevar mucho tiempo, dada la dinámica del negocio.

Ante esto, la videoconferencia puede incentivar este proceso, ya que no hay límite en el número de usuarios por sesión, pudiendo así comunicarse, a la vez, toda la empresa en tiempo real, sin necesidad de esperar al día siguiente. Además, existe la posibilidad de enviar documentos, fotos, videos, hojas de cálculo y otros, durante la ejecución del encuentro, facilitando la comprensión de los participantes.

Desventajas

Es indiscutible que los cambios ocurren a diario, por ejemplo, el lanzamiento de nuevas tecnologías, nuevos métodos de trabajo y similares, a una velocidad extraordinaria. Es decir, lo que se usaba poco hace unos años ahora es sumamente común y habitual en el día a día. En consecuencia, no podemos seguir el ritmo de tales cambios y nos quedamos con un déficit de conocimiento.

Hasta hace poco tiempo, el uso de las videoconferencias en el día a día de las organizaciones no estaba tan extendido, en comparación con la actualidad. Por lo tanto, es natural tener algún tipo de dificultad en el uso de este nuevo medio de comunicación, especialmente para los empleados más antiguos, que estaban acostumbrados a otras formas de trabajo más rústicas.

Otro inconveniente de las reuniones remotas son las fluctuaciones de Internet. Debido a la alta demanda de usuarios conectados a la red, la conexión puede volverse inestable, provocando interrupciones y caídas que pueden provocar ruido en la comunicación y comprensión de la reunión.

Además, a diferencia de las reuniones presenciales, que se realizan en un lugar adecuado, las reuniones remotas suelen realizarse en un ambiente informal, que puede tener ruidos externos que perturbarán la videollamada.

¿Qué tan importante es “romper el hielo”?

En una reunión virtual pueden estar presentes una gran variedad de cargos, que van desde un nivel jerárquico más bajo hasta el presidente de la organización. Esta gran diferenciación de posiciones puede provocar molestias en los participantes de la sesión. En vista de esto, es necesario “romper el hielo” para romper estos límites de posiciones y dejar a todos en el “mismo nivel”.

Además, este momento de “romper el hielo” es fundamental para involucrar a todos desde el inicio de la reunión, ayudando a que los participantes se sientan más familiarizados entre sí y fomentando el proceso de creatividad, aportando así las mejores ideas posibles.

Formas de romper el hielo

Una de las formas más efectivas de “romper el hielo” se llama rapport, que no es más que crear una sinergia entre todos los presentes en la reunión, en consecuencia, un ambiente más ligero. El rapport tiene en cuenta todo el perfil de la persona, ya sea la forma de hablar, tono de voz, gesticulación y entre otros.

Ante esto, existen algunas formas de aplicar esta técnica en una reunión, como identificar un interés común y desarrollar un diálogo al respecto, para que todos se sientan cómodos hablando de algo que les gusta.

Otra forma se conoce como la técnica del espejo, que consiste en “copiar” el perfil que tiene otro, creando así una conexión entre todas las partes. Los seres humanos tenemos facilidad para confiar en personas que se parecen más a su perfil.

En resumen, la videoconferencia es una herramienta extremadamente poderosa para mejorar los resultados de la organización y facilitar el día a día de los empleados. Crear un ambiente amigable donde todos puedan contribuir es de suma importancia para lograr todos los beneficios que brinda la herramienta.

Por lo tanto, es necesario “romper el hielo” para crear conexiones más fuertes entre los participantes, reducir las distancias impuestas por el distanciamiento social y fomentar el trabajo en equipo.

Autor: Margareth Nerly Villalobos – Magister

Especialista en Docencia Universitaria